KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASI VE İMHASI P.
DENEYİM ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASI VE İMHASI POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI
GİRİŞ
Bu imha politikası DENEYİM ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (ŞİRKET) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla elde ettiğimiz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, öğrencilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, stajyerlerimizin, ziyaretçilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirketimiz bünyesinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin, kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yürütülmektedir.
TANIMLAR
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi
İlgili kişi
Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini
Kanun
07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Yönetmelik
28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini
Kurul
Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
Kayıt ortamı
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası
www.sinavkoleji.k12.tr adresinde yayınlanan, Şirketimiz elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı
Veri kayıt sistemi
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
Şirketimiz nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun şartlarda ve uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Şirketimiz her durumda veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve Kişisel Verileri Koruma Kanununa, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
Yerel Matbu ortamlar
Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
Yerel dijital ortamlar
Şirketimiz bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi tüm dijital ortamlardır.
Bulut ortamlar
Şirketimiz bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirketimiz kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almakta ayrıca bu konudaki gelişmeleri takip etmektedir.
Bu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
Teknik Tedbirler
Şirketimiz kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
•Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
•Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
•Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
•Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
•Şirketimiz bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
İdari Tedbirler
Şirketimiz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
•Kişisel verilere erişimi olan tüm Şirket çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
•Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
•Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
Kurum İçi Denetimi
Şirketimiz, Kanunun 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin düzenli olarak kurum içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik veya kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar en kısa zamanda giderilir.
Şirketimiz sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Kişisel Veri İhlali Müdahale Planı prosedürü çerçevesinde Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve KVK Kuruluna (72 saat içerisinde) bildirir.
3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
Saklama Nedenleri
Şirketimiz bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politika için www.sinavkoleji.k12.tr ziyaret ediniz.) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
İmha Nedenleri
Şirketimiz bünyesinde bulunan kişisel veriler, ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanunun 5. ve 6. maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen bu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanunun 5. ve 6. maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
İMHA YÖNTEMLERİ
Şirketimiz, Kanuna ve ilgili mevzuat ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirketimiz tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Silme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Karartma
Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme
Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
Yok Etme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme
Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
De-manyetize etme (degauss)
Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Üzerine yazma
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
Değişkenleri çıkarma
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.
Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
Bölgesel gizleme
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
Genelleştirme
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama
Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir.
Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
Mikro birleştirilme
Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
Veri karma ve bozma
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.
ARŞİV SAKLAMA SÜRELERİ..
04.05.2005 tarih ve 25805 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Milli Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin yürürlükten kaldırılmasına dair yönetmelik yayımlandığı tarihten itibaren Milli Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra, Yurtdışı Teşkilatı ve bağlı kuruluşları,
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine tabi olup Arşiv malzemelerinin saklama süreleri açısından aşağıdaki cetvele göre işlem yapacaklardır.
ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ
SIRA
NO MALZEMENİNADI SAKLANACAĞI ARŞİV VE SÜRESİ (YIL)
1-Diploma defteri (SERTİFİKA DEFTERİ)Okul, il veya ilçe MEM-Süresiz
2-Öğrenci Künye Defteri (ADAY KAYIT )Okulda-Süresiz
3-Tasdikname DefteriOkulda-Süresiz
4-Sınıf Geçme DefteriOkulda-Süresiz
5-Sınıf Geçme DefteriOkul, İl ve İlçe MEM-Süresiz
6-Karne Kayıt DefteriOkulda-Süresiz
7-Okul Dışı Künye DefteriOkulda-Süresiz
8-Ders Denetleme DefteriOkulda-Süresiz
9-Günlük Nöbet DefteriOkulda-Süresiz
10-Öğretmen, memur,hizmetli devam-
devamsızlık DefteriOkulda-Süresiz
11-Personel devam-devamsızlık cetveliİlgili Birimde-l yıl
12-Öğretmen not defteriOkulda-l yıl
13-Sınıf Ders DefteriOkulda-l yıl
14-Öğrenci Yoklama DefteriOkulda-2 yıl
15-Öğrenci Hasta Sevk DefteriOkulda-l Yıl
16-Hasta Kayıt Revir DefteriOkulda-l Yıl
17-Revir İlaç Sarf DefteriOkulda-5 yıl
18-Disiplin Kurulu Karar Defteriİlgili Birimde-l0 yıl
19-Öğrenci Eşya Dağıtımı Defteriİlgili Birimde-5 yıl
20-Öğrenci Taksit Defteriİlgili Birimde-3 yıl
21-Günlük Tabela Defteriİlgili Birimde-l yıl
22-Kurs Belgesi Defteriİlgili Birimde-Süresiz
23-Demirbaş Eşya Defterleri (Bakanlık onay İle
değiştirildikten sonra)İlgili Birimde-5 yıl
24-Demirbaş Eşya Özet Defteriİlgili Birimde-Süresiz
25-Teftiş Defteriİlgili Birimde-Süresiz
26-Gelen-Giden Evrak Defteriİlgili Birimde-5-yıl
27-Ortak kayıt defteri (Kooperatif)İlgili Birimde-Süresiz
28-Yönetim Kurulu Karar Defteriİlgili Birimde-5 Yıl
29-Envanter ve Bilanço Defteriİlgili Birimde-5 yıl
30-Ortak Alışveriş Defteriİlgili Birimde-3 yıl
31-Temizlik Malzeme Sarf DefteriOkulda-5 yıl
32-Takım Dağıtım Defteriİlgili Birimde-l yıl
33-Ruhsatname ve Muadelet Vesikaları Kütük
Defteriİlgili Birimde-Süresiz
34-Yoğaltım DefteriOkulda-5 yıl
35-Ayniyat ve Yevmiye DefteriOkulda-5 Yıl
36-Kasa DefteriOkulda-5 yıl
37-Ambar Esas Defteriİlgili Birimde-5 yıl
38-Alacaklılar-Borçlular Defteriİlgili Birimde-5 yıl
39-Depo Defteriİlgili Birimde-Süresiz
40-Üye Kayıt Defteriİlgili Birimde-Süresiz
41-Danışma Kurulu Kararı Defteriİlgili Birimde-l0 yıl
42-Kol Faaliyetleri Defteriİlgili Birimde-5 yıl
43-Maaş-Ücret Defteriİlgili Birimde-Süresiz
44-Ek Ders Ücretleri Defteriİlgili Birimde-5 yıl
45-Ödenek, Avans-Kredi Defteriİlgili Birimde-5 yıl
46-Öğrenci Dosyası (Gündüzlü,Yatılı,Burslu)Okulda- Süresiz
47-Yurtdışında Öğrenim Gören Dövizli, Dövizsiz
Özel-Resmi Öğrenci Dosyasıİlgili Birimde-Süresiz
48-Kanaat Not Çizelgesi DosyasıOkulda-3 yıl (Denetim Görmesi Şartıyla)
49-Öğretmenler Kurulu Tutanakları DosyasıOkulda-5 yıl
50-Disiplin Kurulu Belgeleri DosyasıOkulda-6 yıl
51-Öğretmenlerin Haftalık Ders Dağıtım çizelgesiOkulda-3 yıl ilgili Dairede l yıl
52-Personel Özlük DosyasıSon görev yaptığı yerde 66 yaş kadar
53-Gizli Yazılar Dosyası (Yönetmeliğin 7.
Maddesine göre gizliliği kaldırılmayanlar) Seferberlik Dosyasıİlgili Birimde- Süresiz
54-Gider Tahakkukuyla ilgili Dosyalarİlgili Birimde-5 yıl (Sayıştayda İlamı
Kesinleşmesi Şartıyla
55-İnceleme-Soruşturma DosyasıSoruşturmayı Yapan Birimde-Süresiz
56-Yüksek Disiplin Kurulu Kararlarıİlgili Birimde-Süresiz
57-Sicil Dosyalarıİlgili Birimde l0l yıl saklandıktan sonra Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek
58-Emeklilik Dosyasıİlgili Birimde-Süresiz
59-Mecburi Hizmet Takibat Dosyası
(Takibat Bittikten Sonra)İlgili Birimde-5 yıl
60-Stajyerlik DosyasıOkulda-5 yıl
6l-Kapanan Özel Öğretim Kurum Dosyalarıİlgili Birimde-5 yıl
62-İdari Dava Dosyalarıİlgili Birimde-l0 yıl
63-Konut Tahsisi Dosyasıİlgili Birimde-Süresiz
64-Konut Kirası Dosyasıİlgili Birimde-5 yıl
65-Yurtdışı Teşkilatının Avans Kredi ve Mahsup
Dosyalarıİlgili Birimde-5 yıl (Sayıştayda İlamı
Kesinleşmesi Şartıyla)
66-GAP Projesi ile ilgili Dosyalarİlgili Birimde-5 yıl
67-Milli Güvenlik Siyaseti ile ilgili Yazışmalar
Dosyasıİlgili Birimde-5 yıl, Bakanlık Arşivinde
Süresiz
68-Eğitim- Öğretim Yüksek Kurulu, Talim ve
Terbiye Kurulu, Danışma Kurulları ve sürekli Kurulların Kararları Milletlerarası Antlaşmalar, Projeler Kararlarİlgili Birimde-5 yıl Bakanlık Arşivinde l0 yıl saklandıktan sonra DAGM. Devredilecek.
69-Resmi Burslu Yüksek Ögrenim Öğrencilerinin ödeneklerinin tespit Edilmesine ait Bakanlar
Kurulu Kararlarıİlgili Birimde-Süresiz
70-Şura Toplantılarıyla ilgili karar, plan ve
dökümanlarİlgili Birimde-5 yıl, Bakanlık Arşivinde süresiz
71-Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile
bunlara ait programlar ve şartnamelerİlgili Birimde-Süresiz
72-Talim ve Terbiye Kurulu Mütalaalarıİlgili Birimde-Süresiz
73-Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar, kararlarİlgili Birimde-Süresiz
74-Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve Değerlendirme raporlarıİlgili Birimde-Süresiz
75-Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname
ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler İlgili Birimde-l0 Yıl
76-Kurum, Kuruluş ve şahıslarla yapılan Sözleşmeler, protokollarİlgili Birimlerde-Süresiz
77-Kalkınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla İlgili plan, program ve raporlarıİlgili Birimde-5 yıl
78-Okul, kurum ve öğretmen denetleme raporlarıİkinci bir denetim geçirmek şartıyla İlgili Birimde-3 yıl
79-Faaliyet programları, brifing dosyaları, Faaliyet raporları ve çalışma takvimiİlgili Birimde-l yıl
80-Yıllık icra plan ve programlarıyla ilgili dökümanlarİlgili Birimde-5 yıl
81-Genel Kurul, Yönetim Kurulu kararları ve
blançolarİlgili Birimde-l0 yıl
82-Özel eğitim uygulananlara ait her türlü
Test,rapor ve benzeri belgelerİlgili Birimde-Süresiz
83-Merkezi sistemle yapılan sınav sonuçlarıİlgili Birimde-l yıl
84-Eğitimci lider tezleriİlgili Birimde-Süresiz
85-Yazılı Yoklama KağıtlarıOkulda-l yıl
86-İmtihan kağıtları ve tutanaklarıOkulda-2 yıl
87-Öğrenci yoklama fişleriOkulda-2 yıl
88-Stajyerlik onaylarıİlgili Birimde-l5 yıl
89-Okul ve kurum açma kapama onaylarıİlgili Birimde-Süresiz
90-Yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme onayları İlgili Birimde-5 yıl
91-Yıllık, mazeret ve sağlık izini onaylarıİlgili Birimde-3 yıl
92-Terfi teklifi cetveliİlgili Birimde-l yıl
93-İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakit Kararnameleri listesiİlgili Birimde-3 yıl il MEM. süresiz
94-Kadro ihdas ve tenkisleriİlgili Birimde-5 yıl
95-Kadro kaybıİlgili Birimde-Süresiz
96-Kadro Değişikliği cetvelleriİlgili Birimde-Süresiz
97-Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme listeleriİlgili Birimde-l0 yıl
98-Vizeli kadro cetvelleriİlgili Birimde-5 yıl
99-Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetvellerİlgili Birimde-Süresiz
100-Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı
101-Vizeli cetvelleriİlgili Birimde-5 yıl
102-Sigorta primi belgeleriİlgili Birimde-Süresiz
103-Öğrencilerle ilgili sözleşmelerOkulda-5 yıl
104-İl MEM. Öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara hazırlama kursları fonu hesabı formuİL MEM-5 yıl
105-İlçe MEM. Öğrencileri yetiştirme ve
imtihanlara kurs merkezi toplam bütçesi formuİlgili Birimlerde 5 yıl
106-İstatistikler ve ilgili dökümanlarBilgiyi veren birimlerde l yıl, değerlendirecek birimde süresiz
107-Tarihçelerİlgili Birimlerde-Süresiz
108-TBMM’de verilen soru önergelerine gönderilen cevaplarİlgili Birimde-l yıl
109-Film (Negatif)İlgili Birimde- Süresiz
110-Film (Pozitif-Kopya)İlgili Birimde-l0 yıl
111-Eğitim ve Öğretimle ilgili şura, seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf, albüm, slaytses ve görüntü bantlarıİlgili Birimde-Süresiz
112-Kullanılmayan (Deşifre olmayan) imtihan sorularıİlgili Birimde-Süresiz
113-Merkezi sistemle yapılan imtihanlara ait soru kitapçıklarının birer örneğiİlgili Birimde-Süresiz
114-Unesco, yerli ve yabancı kuruluşlarca yurtiçinde veya yurtdışında sağlanan imkanlarla staj, kurs, master, doktora öğrenimi görenlere ait evrakİlgili Birimde-Süresiz
115-İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap ve diğer eğitim araçlarıİlgili Birimde-5 yıl
116-Hibe yolu ile temin edilen makine, teçhizat, taşıt ve benzeri malzemelere ait belgelerİlgili birimde-Süresiz
117-Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir-teslim, sayım, kayıttan düşme tutanakları ve benzeri belgelerİlgili Birimde-5 yıl
118-Demirbaş eşya tahsis emirleri İlgili Birimde-5 yıl
119-Satınalma işlemleriyle ilgili kararİlgili Birimde-5 yıl (Sayıştay ilamı kesinleşmesi şartıyla)
120-İhale evrakı ve benzeri
121-Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlarOkulda-3 yıl
122-Resmi PTT pulu istek fişleri, makbuzları ve
sarf cetvelleriİlgili Birimde-5 yıl
123-Öğrencinin tahakkuk eden yevmiyeleri cetveli
(Döner sermayeli kurumlarda)İlgili Birimde-5 yıl
124-Döner sermaye muhasebesi ve işlemleriyle
ilgili belgelerİlgili Birimde-5 yıl
125-Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas
görüşlerİlgili Birimde-Süresiz
126-Bina, arsa ve arazi tahsisi onayları, tapu, tapu
tahsis belgeleri ve imar planlarıİlgili Birimde-Süresiz
127-Gayrimenkul kamulaştırma, satınalma
belgeleriİl MEM.ve ilgili Birimlerde- Süresiz
128-İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek
tahsis, tenkis ve aktarma yazılarıİlgili Birimde-l yıl
129-Ödeme emirleri ve icmaliİlgili Birimde-l yıl
130-Bütçe ve yatırım tesisleriİlgili Birimde-l yıl
131-Kanun teklifleri (Kanunlaştıktan sonra)İlgili Birimde-l yıl
132-Sayıştay ilamları, yargı kağıtları ve Sayıştaylaİlgili Birimde-5 yıl bu konuda yapılan yazışmalar
133-İcra kesintileri listesiİlgili Birimde-l yıl
134-l050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği
Gereğince tutulacak defter ve belgelerİlgili Birimde-Süresiz
İmha Süreleri
Şirketimiz, Kanun, ilgili diğer mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 11. ve 13. maddesine istinaden Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa Şirketimiz talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirketimiz talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Şirketimiz her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirketimiz tarafından Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak ret edilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da uygun yöntemlerle bildirilir.
PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, Şirketimizin işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
Şirketimiz, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
Şirketimiz imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
Teknik Tedbirler
Şirketimiz
-Bu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
-İmha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
-İmha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
-İmha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder veya gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
İdari Tedbirler
Şirketimiz
-İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
-Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
-Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
-İmha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
-Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere süresiz saklar.
4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİTESİ
Şirketimiz, bünyesinde bir Kişisel Verilerin Korunması Komitesi kurar. Kişisel Verilerin Korunması Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına ve KVKK kapsamında hazırlanan diğer Protokollere uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve bu süreçleri denetlemekle, 6698 sayılı yasa kapsamında tüm işleri yürütmekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Verilerin Korunması Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli Şirketimiz çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
Unvan
Görev Tanımı
Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi
Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yapmak/yaptırmak/yönlendirmek Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
KVK Uzmanı
(Teknik ve İdari)
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
5. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
Şirketimiz Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca veya sektöründeki veya bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında veya bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişiklikler yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer. Bu Politika Şirketimizin internet sitesinde (www.sinavkoleji.k12.tr) yayınlanır.
DENEYİM ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Demirci Mh. Koşuyolu Cd. No:20 Nilüfer/BURSA
0 224 4941199
www.sinavkoleji.k12.tr
